关于集中开展全市城乡居民电子健康档案核查和清理规范工作的通知

关于集中开展全市城乡居民电子健康档案核查和清理规范工作的通知

自2009年实施国家基本公共卫生服务项目以来，我市紧紧围绕国家和省上项目工作总体要求，精心组织，稳步推进，各项工作取得了一定成效，但从省、市多次督查考核的情况看，全市城乡居民电子健康档案不实和建档率虚高的问题比较突出。为此，为进一步加强和规范我市居民电子健康档案管理工作，发挥居民电子健康档案作用，市卫计委决定从即日起集中三个月时间对全市城乡居民电子健康档案进行一次集中核查和清理规范。现将有关事项通知如下：
一、工作目标
以县（区）为单位，核查和清理规范工作结束后，辖区城乡居民电子健康档案达到以下目标：
（一）电子健康档案符合《国家基本公共卫生服务规范》（第三版）》；
（二）居民健康档案规范化电子建档率达到75%以上；
（三）电子健康档案使用率≥50%；
（四）老年人、高血压患者、糖尿病患者、严重精神障碍患者、肺结核患者、孕产妇、儿童等重点人群电子健康档案（以下简称“七类档案”）随机抽查合格率≥90%；
（五）辖区城乡居民电子健康档案定期清理维护制度健全规范；
（六）国家基本公共卫生管理系统报表审核程序规范有序；
（七）国家基本公共卫生服务项目网络监测制度建立健全。
二、工作范围及重点
（一）工作范围。各乡镇卫生院、社区卫生服务中心城乡居民电子及纸质健康档案。
（二）核查内容。按照居民健康档案管理规范要求，电子健康档案要符合《《国家基本公共卫生服务规范》（第三版）》要求，且项目内容齐全完整、基础内容无缺失；健康档案统一进行17位编码，并将建档居民的身份证号作为身份识别码。
（三）清理内容。清理工作按照辖区常住人口身份信息开展，主要突出：对已死亡、迁出、失访等，要在居民健康档案管理系统中注清原因，并从系统中剔除；‚对迁出辖区的要联系迁往地，并做好档案的交接记录，避免重复建档；ƒ截止6月底，全市居民电子健康档案中无身份证号214639人，身份证号不合法295054人，身份证号重复194693人，对无身份证号码和错（重）号、性别为其他、非户籍人数要彻底进行清理，杜绝此类问题重复出现；④对新出生人口、户籍迁入（迁回）的常住居民，要及时建立或补登其档案信息；⑤对户籍未迁出又不常住的居民，各县（区）可结合实际适度把握；⑥对在辖区居住超过6个月以上（含6个月）的流动人口要及时建立居民电子健康档案，并与户籍所在地联系及时删除当地信息，避免重复建档。要建立流动人口归档目录，及时增减流动人口信息，并按规范要求提供相关服务。要高度重视“六类档案”清理规范工作，及时查漏补缺，切实维护居民电子健康档案的真实性、完整性和规范性。
三、工作内容
（一）健全完善城乡居民电子健康档案。各县（区）要严格按照《城乡居民健康档案管理服务规范》要求，组织基层医疗卫生机构开展辖区群众健康档案新一轮的全面核查，按照“每户必到、每人必查”原则，通过面对面随访、健康体检、日常门诊等多种信息采集途径，对现有电子健康档案进行修正、补充和完善，并及时甄别逻辑错误、缺失信息和虚假信息，确保城乡居民电子健康档案的真实性和完整性。
1、居民电子健康档案内容
（1）个人基本情况包括姓名、性别等基础信息和既往史、家族史等基本健康信息。
（2）健康体检：包括一般健康检查、生活方式、健康状况及其疾病用药情况、健康评价等。
（3）重点人群健康管理记录：包括国家基本公共卫生服务项目要求的0～6岁儿童、孕产妇、老年人、慢性病、严重精神障碍患者、肺结核患者等各类重点人群的健康管理记录。
（4）其他医疗卫生服务记录包括上述记录之外的其他接诊、转诊、会诊记录等。
2、居民电子健康档案要求
（1）项目无缺项、错项、漏项和逻辑错误，居民“健康档案封面”无缺项、漏项或错项，居民“个人基本信息表”空项、漏项或错项控制在2项以上，居民“健康体检表”空项、漏项或错项控制在3项以内。
（2）辖区内常住居民中重点人群健康档案，内容真实、规范、完整，体检项目齐全，各类检查单粘贴整齐，不出现“无头”化验单或万能化验单（化验单缺失患者姓名）等问题。
（3）对辖区内人口开展一次摸排梳理，根据已掌握的户籍人口，分别掌握外出人口健康档案建立情况。
(二）建立健全电子健康档案清理维护制度。各县（区）要以此次电子健康档案核查和清理规范工作为契机，建立健全辖区城乡居民电子健康档案定期清理维护制度。要按照市卫计委《关于切实改进国家基本公共卫生服务项目薄弱环节工作的实施意见》（庆卫疾妇发〔2016〕544号），原则上当年3月份前完成既往电子健康档案清理和规范工作。清理工作要以维护电子健康档案的真实性、完整性和规范性为目标，以必填项目无缺项、错项、漏项和逻辑错误为重点，突出做好当年和上年度新建档案、重点人群和主要慢性病患者人群档案规范维护工作。
(三）强化电子健康档案动态使用管理。各县（区）要掌握辖区内居民的健康动态变化情况，并采取相应的技术和措施。对发现的健康问题要有针对性地开展健康教育、预防、保健、医疗和康复等服务。要强化电子健康档案动态使用管理工作，加大抽查和督导力度，及时将居民健康体检记录、随访记录、健康教育记录和就医记录等动态信息录入电子健康档案系统，提高动态使用率。
（四）规范国家基本公共卫生管理系统报表审核程序。从2017年6月开始，国家启用国家基本公共卫生服务项目管理信息系统，实行网络直报。各县区及委属相关单位要确定专门的统计人员对季报表进行认真审核把关，季报表数据要与健康档案信息系统数据相一致。各基层医疗卫生机构于每季度首月5日前提请县区专业机构网上审核，各专业机构按照职责范围对乡镇季报表进行网上审核，于每季度首月7日前分别提请市直各专业机构和县区卫计局审核，市直专业机构和县区卫计局审核无误经业务主管领导同意后，于每季度首月8日提请市卫计委网上审核。报表审核中出现的各类问题由负责审核报表的对口专业机构工作人员进行指导。各县（区）、委属各专业指导机构要严格按照报表审核程序，加强对基础数据的逐级审查核实工作，实行“谁报送，谁审核、谁负责”，保证报表的真实性、合理性和严谨性。从今年起，在年度绩效考核中，增加信息系统报表数据与现场考核核实数据比对，误差小于或等于5%的，则认同信息系统报表数据，误差大于5%的，要按照比例扣除相应的分值。
(五）加强国家基本公共卫生服务项目网络监测。要按照市卫计委《关于对基本公共卫生服务项目进行网络监测的通知》（庆卫防发〔2015〕509号）要求，市、县（区）业务指导机构要确定专人定时登录甘肃省健康档案信息管理网络平台，对电子健康档案进行巡查、抽查、点评。要增加监督频率，实行季抽查、月点评的健康档案通报制度，及时发现问题，督促整改落实。要采取责任倒查、绩效挂钩等行之有效的措施，确保全市基本公共卫生服务质量在整改中不断提升。
三、工作要求
（一）加强领导，精心组织。城乡居民电子健康档案是居民享有均等化公共卫生服务的重要体现，也是评价项目实施成效的一个重要载体。健康档案管理是我市基本公共卫生服务项目重点薄弱环节，各县（区）要高度重视电子健康档案清理规范工作， 及时组织辖区各项目实施单位集中开展清理规范工作。市、县专业指导机构要加强人员培训和技术指导，确保工作顺利开展，防止引起电子档案系统混乱。
（二）加强管理，完善制度。城乡居民电子健康档案数量庞大、记载信息量多、管理难度较大，为确保档案质量，各县（区）要进一步明确管理职责，按照“谁建档、谁清理、谁规范”的要求，坚持“人口数据准、档案内容实”的工作原则，落实清理规范工作责任主体，切实建立健全辖区电子健康档案清理维护制度和建档、内部日常维护机制，定期组织开展辖区电子健康档案清理维护工作。市卫计委将居民健康档案核查和清理规范工作作为2017年基本公共卫生服务项目重点督导内容，不定期组织开展专项督查，督查结果作为年度基本公共卫生服务项目绩效考核的重要内容。
（三）明确时限，强化保障。各县（区）要围绕规范建档和有效管理的总体要求，对照目标要求，在规定的时间内组织辖区基层医疗卫生机构完成城乡居民健康档案核查和清理规范工作，为电子健康档案规范管理和使用提供坚实保障。同时，各县（区）卫计局要积极筹措资金，按政府招标采购程序，力争在短期内购买或更换基本医疗设备，配备检验人员，彻底消除检查项目不全、出现“无头”化验单或万能化验单等问题。
（四）严肃纪律，落实责任。健全完善居民电子健康档案是做好基本公共卫生服务项目的基础，各县（区）务必靠实工作责任，下大力气进行核查和清理，确保取得实际效果。今后，凡是在各级基本公共卫生服务项目年度绩效考核和各类督查中，如发现居民电子健康档案虚高、失实、错项、漏项较多和逻辑关系不合理、前后不对应等问题，要严肃问责，情节严重影响全市整体工作的要扣减补助经费。

庆阳市卫生和计划生育委员会
2017年8月22日

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