2020年的疫情让全国大范围远程办公在农历新年后拉开了帷幕。转眼已是阳春三月，最早一批复工者已经远程办公一个月。随着疫情被有效控制和全国陆续复工复产，我们不禁要问：远程办公在未来是不是新常态？疫情期间的远程办公又给我们带来哪些经验供大家今后借鉴？
数据来源：安永《2020中国市场人力资源管理趋势调研报告》；调研样本209家企业，涵盖14大行业。
注：弹性办公包括轮流坐班、错峰上下班、错峰午餐等
我们观察到远程办公是绝大多数企业保证稳步有序复工复产选择的方式，包括持续远程办公和间隔到岗的弹性办公。那么经过一个月的远程办公，大家对远程办公给团队带来的三大挑战也一定有所体会：
破题一：如何提升团队信任
团队信任的构建是多层次多维度的。近两年诸多企业都致力于提升员工满意度，加大力度构建企业文化。一个相互信任的团队往往能有更高的工作效率，因此增进团队互信至关重要！
团队信任缺乏的很大一部分原因在于彼此缺乏了解。相比于传统办公室文化，远程办公一方面削减了面对面了解彼此的机会，另一方面使得同事关系更容易止步于“工作关系”。由于刻板印象的存在，我们在缺乏彼此了解的情况下会先入为主地带入自己对团队的片面看法，使工作效率和工作结果都受到影响，由此而产生的人际裂隙比比皆是。因此，我们鼓励团队成员在保持适度的人际交往距离的基础上，增进彼此的沟通与了解。
我们观察到本次疫情期间各大公司都进行各种各样的在线调研帮助企业掌握员工的动态，保证复工复产。但是，我们发现绝大多数的调研没有考虑以下问题：
1.员工是否独居
独居员工一旦被新型冠状病毒感染可能会出现呼吸急促、全身乏力等症状，很有可能不便于立即就医。同时独自隔离造成的生活不便也无法保证远程办公的效率，尤其是员工平均年龄较低的行业，独居人士比例相对较高。出于对员工身心健康安全的考虑，公司相关部门可以针对该类人群采取相关举措进一步管理。
2.员工是否需要照料家人
伴随二孩政策的落地，很多员工选择生二孩。如果在家办公，有年纪较小孩子的员工在工作效率上可能会有一定影响。团队此时应该在工作安排、预期结果等方面给予及时调整。
我们认为在特殊时期，公司对于员工的管理需要下沉至各个团队。对于员工多样化的管理有助于团队信任的建立。人心定，稳复工。
破题二：如何提升沟通效率
我们常常对传统的会议模式投以抱怨，不是会议效率不高就是太过频繁。令人遗憾的是，远程办公同样存在这些弊端。我们认为是时候行动起来改变您的沟通方式了！
►如何提升会议质量？
我们认为远程办公对每一个人的沟通技巧提出了更高的要求。我们常常陷入误区认为口若悬河就是善于沟通。很多情况下，看似滔滔不绝的演讲往往避重就轻，答非所问。我们认为有效的沟通应该是在最短的时间内清晰地表达重要内容。现实中，我们却总会按照自己习惯的风格和节奏各抒己见，甚至漫无重点地发散话题。这种方式效率较低的原因在于绝大多数人并不能长期保持注意力，且每个人对于重点内容提取的能力有差异。
与此同时，技术问题在远程会议中也需要考虑，例如电话会议掉线、无法链接视频会议、背景嘈杂等各种情况。我们建议远程会议应优先分享最重要的信息，尤其当团队同时在线时，以免后期出现技术问题影响信息传达，甚至造成会议拖沓。
我们建议当你发现自己分心的时候，是时候反省自己和团队的沟通方式了！
►如何减少会议数量？
除改善沟通技巧外，会议数量的瘦身也势在必行。造成文山会海且效率低下的原因除了与会者并未采取上文提及的合理沟通技巧外，很多会议组织者不能有的放矢地组织会议也是另一个重要原因。由此，我们就被迫逐渐陷入了“假忙”的状态。
我们建议会议组织者首先需要确定会议的目的以及会议的必要性，并且确定会议的目标。如果这些没有明确答案，那么很有可能这不是一个必要的会议。我们认为每周一次例会作为最为常见的一种会议形式是了解工作任务分配、增进团队成员互相了解、提升团队信任度的有效形式。但是每日例会则需要考虑工作性质、行业属性等因素，并不适用于所有的企业或者团队。
我们一般认为会议相比于一对一沟通会更加有效率。但是如果会议质量不高，会议数量过多反而适得其反。想要会议更加有效果，还需要注意以下几点：
1.制定会议议程
会议议程可以有效帮助控制会议时间，同时进一步确定会议的重点。把那些最重要的事项放在会议最开始、大家都有精力的时候进行。除此以外，由于技术问题（如音频、网络、设备电源等）会时不时出现，远程会议也不建议时间太长。
2.直接将任务分配给相关的员工
很多时候管理者喜欢将任务分配给团队，但团队成员和责任人也必须同时明确。否则，很容易造成工作失去抓手，或各自作壁上观，从而影响工作进度。我们建议团队管理者用更加直接的语言直接将工作任务分配给相关团队成员；如果是团队任务，一定要指明主要负责人。管理者在相关任务指派时尽量用“你”而不是“你们”来明确工作任务。同时请注意将任务用尽量简洁的语言尽快说完，因为也许随时就会出现技术问题。
3.明确工作的最后期限
没有最后期限的工作任务是无效的，毕竟我们每一个人都有惰性。管理者一定需要明确工作任务的最后期限，越详细越好，最好能够精确到几月几日几点希望看到什么样的工作产出。同时管理者需要设定比较合理的最后期限，对于较难、非常重要的工作任务，或者对员工的工作产出不太确定时，最后期限可以考虑分步设置。通过分步设定工作期限了解工作进度，如工作结果出现偏差也能及时纠正，敏捷调整。
破题三：如何应对沟通感受？
相比于面对面沟通，隔着各种通讯工具或者设备的沟通让我们的沟通感受受到一定影响。传统音频会议由于缺乏可视化沟通渠道，容易造成“人未动，心已远”的情况，进而会议效果会大打折扣。而视频会议有摄像头的参与会让参会者有一种“摄像头紧张感”，从而保持精神不太松懈。同时视频会议可以观察参会者的脸部表情，了解会议信息传递的效果。对于管理者来说可以更好地观察团队成员的状态，同时对于团队成员也有一种跟正常会议一样的见面感。因此，我们建议在条件允许情况下采用视频会议作为远程会议的首选形式。
除了会议外，周报/月报往往是很多团队跟踪工作进度、保持沟通的方式。我们认为工作进度落在纸面的确便于追踪，但切忌把写周报变成“写论文”大赛或者只是走形式地抄送所有人。我们更加建议将远程会议的重要内容进行摘要总结并及时发给需要参会人员。我们不难发现，很多员工对口头任务不敏感，经常容易遗忘甚至不认为这是工作任务。落在纸面上让工作任务更加清晰，更加正式，同时便于之后的工作进度追踪。
结语
本次远程办公对我们带来的挑战其实只是对企业文化和员工赋能发展方面的一小部分折射。我们认为人才是任何企业长期可持续发展的基石。如何让人才更好地发挥潜能是我们长期关注的话题。安永人力资本咨询服务团队愿成为企业成长中的战略伙伴，帮助提升企业巩固人才基石，落实以人为本。热诚欢迎与我们专业的团队就企业文化、领导力发展、员工赋能培训等人才相关方面沟通交流。
本文作者：俞丹宁，路新
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