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商务会议策划与执行实操训练

汇报人：唐老师

2023-12-22

目录

CONTENTS

会议策划基础

会议筹备与执行

会议礼仪与接待

会议主持与演讲技巧

会议实操演练

会议后工作安排

会议策划基础

在策划商务会议时，首先需要明确会议的目的，例如促进业务合作、展示产品、分享经验等。

明确会议目的

根据会议目的，制定详细的会议议程，包括会议主题、时间安排、议程项目等，以确保会议的顺利进行。

制定会议议程

选择适合所有参会人员的会议时间，确保大家能够准时参加。

根据会议目的和参会人员的需求，选择适合的会议地点，例如公司会议室、酒店会议室等。

确定合适的地点

选择合适的时间

确定参会人员

根据会议目的和议程，确定需要邀请的参会人员，例如公司内部员工、客户、合作伙伴等。

邀请嘉宾

如果需要邀请嘉宾参加会议，需要根据嘉宾的身份和背景，选择合适的邀请方式和礼仪。

会议筹备与执行

会场布置

根据会议的主题、形式和参会人数等因素，选择合适的会场并进行布置，确保会场环境舒适、符合会议需求。

设备检查

对会场内的音响、灯光、投影等设备进行调试和检查，确保设备正常运行，满足会议的视听需求。

根据会议议程和参会人员需求，准备相关资料和文件，如会议背景资料、议程、主持词、嘉宾发言稿等。

资料准备

通过各种渠道进行会议的宣传推广，如发布新闻稿、制作海报、发送邀请函等，吸引相关人员参加会议。

宣传推广

会议礼仪与接待

包括会议的准时开始、与会者的着装要求、保持安静、尊重发言人等。

会议基本礼仪

会议语言规范

会议行为规范

使用礼貌、清晰、准确的语言，避免使用模糊或含糊不清的表达。

包括如何正确地使用会议设备、如何记录会议内容、如何处理会议中的突发情况等。

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负责接待与会者，引导他们入座，提供必要的帮助等。

接待人员职责

对接待人员进行专门的培训，提高他们的服务意识和专业水平。

接待人员培训

根据会议规模和需要，合理安排接待人员的数量。

接待人员数量

会议主持与演讲技巧

熟悉会议流程，掌握各个环节的时间节点，能够灵活应对突发情况。

熟练掌握主持流程

与参会者、演讲者和其他工作人员保持良好的沟通与协调，确保会议顺利进行。

有效沟通与协调

能够迅速判断并处理会议中出现的问题，如演讲超时、观众不满等。

具备应对能力

保持自信与专业

以自信、专业的形象出现在观众面前，展现出对演讲内容的深刻理解。

准备充分

提前了解演讲主题，收集并整理相关资料，制定清晰的演讲大纲。

关注观众反馈

时刻关注观众的反应，根据观众的反馈调整演讲速度和内容。

根据会议主题和观众需求，设计多样化的互动形式，如问答、讨论、小组活动等。

创新互动形式

通过奖励、分享等方式鼓励观众积极参与互动环节，提高互动效果。

鼓励参与

在互动环节结束后，对观众的参与情况进行总结和反馈，以便改进后续的互动设计。

及时总结与反馈

会议实操演练

各小组需确定一个具体的会议主题和目标，如产品发布会、合作洽谈会等。

确定会议主题和目标

根据主题和目标，制定详细的会议计划，包括会议时间、地点、参会人员、议程安排等。

制定会议计划

各小组需分配任务，如策划会议流程、准备会议资料、布置会场等。

分配任务

按照会议计划，模拟执行整个会议过程，包括开场、主题演讲、讨论环节、总结等。

模拟执行

选择一个真实的会议室或场地，模拟真实的商务会议场景。

选择实际场景

各小组按照之前制定的会议计划，实际演练整个会议过程。

实际演练

根据实际演练情况，对各小组的表现进行评估，包括会议流程的合理性、资料的准确性、团队协作的默契度等。

评估反馈

根据评估反馈，及时调整和完善会议计划和执行细节。

及时调整

经验总结

在模拟执行和实际演练过程中，总结成功的经验和不足之处。

会议后工作安排

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对会议效果进行评估，包括会议目标是否达成、参会人员是否满意等。

会议效果评估

总结会议中的经验教训，为今后的会议策划提供参考。

总结经验教训

收集参会人员的反馈意见，以便改进后续的会议策划。

反馈意见收集

落实会议决议

对会议决议的落实情况进行跟进，确保工作按计划推进。

跟进工作进展

调整后续策略

根据会议效果评估和反馈意见，调整后续的会议策划策略。

根据会议决议，制定具体的落实措施和时间表。

谢谢

THANKS

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